Especialmente durante el inicio, el presupuesto es una herramienta clave para las nuevas empresas. Pero debe ser un documento capaz de adecuarse al crecimiento de la empresa y una correcta guía para mantener el control financiero de la empresa.
Manejar una empresa sin un presupuesto es como aventurarse en alta mar sin un trayecto previo, sin conocer la ruta y sin tener idea de como manejar la embarcación. Los presupuestos son el documento que servirá para tomar las decisiones más acertadas para tu pyme y te ayudará alcanzar tus objetivos luego de analizar las capacidades reales de tu compañía.
Gracias a un presupuesto bien elaborado será posible conocer de manera anticipada los gastos que tu empresa deberá asumir en el futuro, dándote la posibilidad de establecer el nivel de ingresos que debes alcanzar para lograr la situación financiera deseada. Esta predicción te ayudará en dos aspectos: te permitirá conocer los resultados que obtendrás si pones en práctica los planes previstos y, además, te ayudará a evaluar el rendimiento de cada área de la empresa.
Para que los presupuestos logren su cometido de forma satisfactoria, las personas encargadas de su elaboración deben basarse en ciertos requisitos:
1. Conocimiento de la empresa
Es importante conocer los objetivos, políticas y forma de organización de la compañía, para poder adecuar el presupuesto a las características de la compañía. Un mismo modelo de presupuesto no tiene por qué ser adaptable a diferentes empresas, sino que cada una encontrará documentos con contenidos y formas diferentes, adecuadas a ellas.
Por ejemplo, los objetivos de la empresa determinarán a dónde se quiere llegar y, a partir de ahí, el cómo se hará. Con las políticas será posible establecer cómo se responderá a diferentes situaciones de acuerdo al tipo de empresa, mientras que el conocimiento sobre el tipo de organización permitirá elaborar un organigrama en el que se defina las áreas de responsabilidad y las líneas de autoridad.
2. Total apoyo de la alta gerencia
Es indispensable que los directivos apoyen el presupuesto elaborado, puesto que esto significará que el documento se convertirá en un plan de acción y de control asumido por toda la empresa.
3. Exposición del plan o política
Es muy importante que las personas que intervienen en la elaboración del presupuesto estén de acuerdo con ello y conozcan bien cuál será su labor para que sea más fácil el trabajo. En algunas empresas puede existir la necesidad de capacitar al personal de nivel gerencial para obtener mejores resultados.
4. Coordinación para la ejecución del plan o política
El presupuesto general de una empresa debe incluir los presupuestos de trabajo de los diferentes departamentos de la compañía, para lo cual es necesario contar con la participación de un representante de cada área, además de un coordinador general que será el Director del Presupuesto.
Para sincronizar las actividades de cada departamento debes elaborar un calendario en el cual se indiquen las fechas en las que cada departamento deberá tener lista la información necesaria para que otros puedan desarrollar las estimaciones. Toda esta información, al igual que el calendario de actividades, las debe manejar el Director del Presupuesto.
5. Dirección y Vigilancia
Con el presupuesto ya aprobado, cada departamento debe elaborar una serie de recomendaciones que les ayudarán a respetar el documento y los planes ahí señalados. No olvides que se debe mantener una revisión periódica de las estimaciones y, en caso de ser necesario, debes ser adaptadas a la situación correspondiente.
Fuente: Plus empresarial
